郵便やメール便など発送する際の宛名処理をご紹介します。宛名処理の種類には大きく分けて3つあります。
宛名には、宛名シール貼、宛名印字、チェッシャー貼りがあります。
どれが一番安くて早いかは、通数の量や発送業社の機械設備によって変わってきます。
宛名シール貼
あらかじめ宛名の大きさにカットされているシールに印字又はプリントをして、ダイレクトメールに貼り合わせをしていきます。比較的に少量のダイレクトメールや変形DMなど機械で貼ることのできないものに宛名シールを貼っていきます。
宛名シール作成に必要なもの
エクセルデータ又はCSVデータで郵便番号順に並べ替えた宛名データ
宛名シールでよくある問題
宛名シール貼りでよくある問題で、『宛名シールを支給』して貼ってもらいたいという依頼です。このケースは、フランチャイズや店舗数が多い業種、店舗近隣で同じものを販売していることや同じ会社で店舗の店長が個人情報を出したくないということがあります。古いOA機で宛名シールを出力しているケースも理由の一つあります。
何が問題かというと『手間』がかかります。まず業社は、宛名シールがユーザーから頂いたシール件数があるかチェックする必要があります。宛名シールが一括でまとめられていていればいいのですが、各店舗から届くと各店舗ごとにチェック＋確認が必要です。
そして、ただ宛名シール貼るだけならいいのですが、その後の郵便番号区分（郵便バルク）が必要になります。
支給された宛名シールを全て貼り合わせてから区分していくのですが、近隣店舗の場合、顧客住所がまたがっている場合があり、結束するのに並び替えなければなりません。この作業に時間がかかります。
宛名シール確認、シール貼して確認、区分して確認など人的な作業が多いため、大量多店のダイレクトメール発送はどうしても時間がかかり、コストが上がります。
宛名印字（ダイレクト印字）
ダイレクトメールに直接宛名を印字する方法です。宛名シールに比べて、シールが無い分コストが下がります。
ダイレクト印字は、レザープリンターなどの熱転写方式やインクジェット方式などのインキで印字をしますが、ほとんどがインクジェットインキが安価なため、発送業社に多く大量にダイレクトメールを送る時に有効です。
インクジェット方式は、各発送業社の機械設備により、紙に制限がある場合があります。
宛名印字作成に必要なもの
エクセルデータ又はCSVデータで郵便番号順に並べ替えた宛名データ
宛名印字でよくある問題
宛名印字でよくある問題は、『紙質＝インキの速乾性』の問題です。
現在では、インクジェットインキの精度が上がってきていますが、上質又はマットコートの用紙が主流です。
コート紙は、インキの乾きがよくないため、宛名がかすれる場合があります。これも業社の設備次第になります。
宛名機械貼（チェッシー貼り）
チェシャー貼りとは、あらかじめロールの紙に宛名を印字して自動で宛名の大きさにカットをして糊をつけながらダイレクトメールに貼り合わせる方法です。宛名シールよりもコストが低く、高速で貼ることができます。
ただ、チェッシャー貼りの機械自体が販売中止のため、設備のある業社しか扱えません。
宛名印字作成に必要なもの
エクセルデータ又はCSVデータで郵便番号順に並べ替えた宛名データ
宛名処理のまとめ
宛名処理にはいろいろな方式があります。お取り引きしている発送業社の設備によって、得意不得意があるとご理解いただけたでしょうか？まずは宛名データの作成が必要となります。
今からデータを作成する場合は、テンプレート（エクセル）を作成しましたのでダウンロードしてお使いください。カナ変換が自動にできるテンプレートです。
セル内(E列とN列は非表示にしています。)に関数を入れていますので消さないようにしてください。
件数が増えれば（E列とN列は必ず）複写してご利用ください。
メールアドレスのリンクを消す場合は、右クリックでハイパーリンクの削除をクリックしてリンクを外してください。
新規顧客データや外部データを取り込んでデータ作成を早くする方法
又、新規宛名や外部データを取り込んでデータ作成を早くする方法を後日まとめてUPしたいと思いますので、ご期待ください。初心者が悩むことを盛り込んでいると思います。
＜掲載内容＞
| 会社名の自動カナ変換について ※テンプレートには入っています。 |
株式会社・有限会社など関係がなく、五十音順にリストを作成することができます。 |
| 外部データの取り込み方について | 今ある経理ソフトからデータを取り込み、既存クライアントリストの作成 |
| 郵便番号自動作成 | API無料のソフトを使って、住所があれば郵便番号をつけれます。 |
| 住所自動入力 | この場合は、Accsess(アクセス)が必要になります。 |
| セルの統合及び分割 | 長い住所など、1つのセル（列）の都道府県を統合したり、分割して印字の際に開業しやすくることができます。 |